一、立卷归档制度
1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料(包括文字、统计数学、图纸、相片、录音(像)、报表等)均属归档范围。
2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作,学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二常年度9月份结束归档工作。立卷归档,并向综合档案室移交。
3、归文件材料必须收集齐全,组卷合理,分类清楚,卷内文件排列系统,保管期限划分准确,案卷标题简明确切,装订结实、美观,字迹工整、清晰。
二、档案借阅制度
1、凡本单位人员因工作需要查档案,一般在档案室查阅,如需借出,须办妥手续后方可借出,并在2—3天内归还。
2、借阅档案,必须履行登记手续,填写借阅登记及档案利用效果。
3、查阅或需摘录机密档案,须经领导批准,并在指定地点查阅,不得翻阅其他无关材料。
4、凡外单位来查阅档案,须持单位介绍信,并说明查阅内容,年代和目的才能查阅,除特殊情况外,一律不外借。
5、借阅档案必须妥善保管,爱惜使用,禁止私看折卷,抽页,随意涂改做记号,不得擅自复制、转借他人或单位,一经发现依法处理。
6、凡未经整理,登记完毕的档案,一律不外借。
三、档案保密制度
1、严守有关保密守则。
2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。
3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。
4、提供利用秘密文件资料,严格按照密级规定执行审批手续。
四、档案室管理制度
为了加强档案室管理工作,切实做到“八防”,确保档案的安全和质量,特制定本制度:
1、档案室应有专人专管,非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。
2、档案室内严禁吸烟,工作人员离开档案室时,要关闭门窗,切断电源。
3、档案室内要经常进行通风,打扫,保持清洁干燥,按时更换防虫药品。
4、档案箱排列整齐,分类存放,每年清库查对档案一次,确保档案安全。
5、调查档案要严格履行登记手续,做到调卷登记,还卷注销。
五、档案统计、鉴定、移交制度
档案统计:
1、建立档案统计台帐,对收进、移出的档案资料做到帐物相符。
2、编制档案工作情况统计表,提供利用档案资料定期汇综上报。
档案鉴定和移交:
1、成立档案鉴定工作小组。
2、根据国家有关档案保管期限的规定,制定本单位保管期限表,定期对已经超过保管期限的档案进行再鉴定,准确地判定档案的存毁。
3、销毁无保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见。登记造册,经单位领导人批准后由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。
学校档案管理制度
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